「集めて、空にする」シンプルなタスク管理は、コンテキスト型リストから

ぐるぐる回るオープンループ

タスクが実施できるか否かは、その時の状況に左右されます。

仕事をしている最中に、ふと買うべき物のことを思い付いたり、自宅でゆっくりしている際に、急に最優先で対応すべき仕事のことを思い出したり。

タスクが頭の中に浮かんだ時の状況と、それが実施できる状況とには、大抵ギャップがあるものです。

頭の中に浮かんだタスクは、それが実行がされない場合、「できる時にやろう」というひとまずの判断の下、一度は消えてくれます。

ただ、必ず再度浮かび上がります。

しかも、意図しないタイミングで浮かび上がるので、また実施できない状況であったり、逆に実施できる状況でも完全に忘れている、といった事態が起こります。

GTDでは、これを「オープンループ」と名付け、ストレスを発生するものとして捉えています。

タスクの箱とコンテキスト

このオープンループを打破する為には、まず、思い付きを書き留めることが必要です。

そして、その書き留めたタスクが実施可能な状況下で、思い起こさせる必要もあります。

「タスクの箱」と「実施可能な状況下で、思い出せること」

この2つを、仕組みにしていけばいい訳です。

ちなみに、タスクの実施できる状況を、コンテキスト(文脈)と呼んだりします。

買い物リスト型の仕組みをいくつか作る

「買い物リスト」は、コンテキスト型リストのとても良い例です。

買いたいと思った物を、1つの箱に集めていって、定期的に「買い物」という形で空にする。

この仕組みが一つあれば、買い物関係のタスクに、オープンループは発生しなくなります。

つまり、頭の中で抱えるストレスが大幅に減るということです。

同様に、「朝イチに確認するリスト」とか「片付けたいことリスト」のように、「集めて、一度に処理」という仕組みを複数作るのも、リストの把握ができさえすれば、更に負荷が下がるはずです。

注意しなければいけないのは、何でもかんでもリストを増やし過ぎないこと、そして、処理する状況が定期的に必ず訪れるようにする、という2点です。

「集めて、空にする」の効果

人のワーキングメモリーの容量はそこまで大きくありません。

マジカルナンバー 7±2 と言われるように、私たちは両手で数える位が、その場で把握できる限界なのだと思います。

なので、仕組みはシンプルなものを好みます。

物や情報や、タスクを扱う時も、初めから難しい仕組みを作ってしまうと、その仕組み自体が把握できず、挫折してしまいます。

「集めて、空にする」という仕組みは、視覚的にも概念的にも、とても分かりやすいものです。

仕組みはシンプルに。その例として、「集めて、空にする」を抑えておくと、複雑で捉えづらい事柄でも、簡素に扱えるようになります。

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ひばち
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「行動の整理」「モノの整理」「思考の整理」という3つの整理を主軸に、日々感じたこと、考えたことを呟いていきます。 タスク管理の勉強会 TaskFreaks!!主催。

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