タスク管理を回すための秘訣。オープンリスト、クローズドリストの違い。

何でも入るオープンリスト

タスクをリストで管理しようとした時、そのリストは2つの種類に分かれます。

1つは、何でもかんでも入れることのできるオープンリスト。

リストが作れて、フォルダやラベルで分類できて、一つ一つに属性を付けられて〜と、そういった形式のタスク管理ツールは、基本的にオープンリスト型です。

気になること、抱えている仕事、やりたいこと、家事や雑務、などなど。

自分自身がタスクとして認識しているものを、数限りなく入れることができます。

基本的に入れられるタスクに制限のないリスト、これが「開かれたリスト」という意味のオープンリストです。

ここまで!があるクローズドリスト

反対に、「ここまで!」と線引きされ、一度作ったら(原則)それ以上増えないリストのことを、クローズドリストと呼んだりします。

「今日やることリスト」とか「これから買ってくるものリスト」とか、或いは外回りの際に色々と頼まれた時に作る「頼まれごとリスト」なんかも、その類に入ります。

このリストの特徴は、「項目が基本的に増えない」ということも一つにはありますが、「終わりがある」という部分が大きいです。

これ以上は増えない、そしてここまでやれば終わり!がある、これがクローズドリストです。

オープンリストの利点

何でもかんでも入るリスト(オープンリスト)の良いところは、文字通り「何でも入れられる」ところにあります。

今日やることも、明日やることも、来週やることも、もしかしたらやらないかも知れないことも。

とにかく思い付いたら入れることができます。

なので、自分の抱えているタスクを「把握」するのに適しています。
言い方を変えれば「俯瞰のためのリスト」です。

多くのツールは、ラベルをつけられたり、情報を付加できる項目があるので、「タスクの格納倉庫」としての運用ができます。

クローズドリストの利点

先ほどのオープンリストには、前述したように「ここまでやったら終わり」のラインがありません。

タスクリストを運用する上で、特に「実際に処理していく」段になってくると、この特徴は致命的になります。

優先順位を付けられなかったり、膨大なタスク量に圧倒されたり、逆に整理が付かなくなってしまったり。

その点、クローズドリストでは、「今(今日)やるのはこれだけ!」という終わりのラインがあるので、上から順にやっていけば良いという判断で動くことができます。

なので、クローズドリストは、「実行」するのに適しています。
オープンリストと比較して、「集中のためのリスト」と言い換えることができます。

どちらが優れているの?

結論から言えば、「用途が違う」ために状況によって使い分けるのが理想です。

タスク管理を実践している多くの方は、オープンリストとしてのツールと、クローズドリストとしてのツールを併用しています。

そして、タスクが2つのリストを行ったり来たりしています。

思い付いたタスクを何でもかんでも入れたオープンリストから、「今日やること」だけを抜き出して、クローズドリストとして、新たに作り直す、という方法を取る方もいます。

反対に、「今日やること」のリスト作った後に、「すぐにはやらないタスク」「いつかやりたいタスク」を思い付いたら、オープンリストに入れていく(そして定期的に見返す)といった方法を取る方もいます。

スタート地点が異なるだけで、オープンとクローズドを回るサイクルは変わりません。

2つのリストがあることを意識する

このリストは、オープンなのかクローズドなのか。

定義を厳密に掘り進めることに、あまり意味は無いように思います。

大事なことは、頭の中を整理したい時には、オープンリストが向いていて、実行したい時にはクローズドリストが向いているということを、頭の片隅にでも理解しておくことだと思っています。

ちなみに、オープンリストとクローズドリスト、という言葉は、マニャーナの法則という本からの出展です。

補足として

このサイクルの考え方は、タスク以外にも応用が効きます。

例えば、レポートなどの文書を作る時。

必要か必要でないか判断せず、とりあえず情報を集めていくには、オープンリスト的な考え方が必要です。

その後、実際に書き始めるには、使える情報だけを抜き取った、クローズドリスト的な考え方で骨組みを作るのが効率的です。

こんな感じで、オープンとクローズドを行き来するサイクルは、様々な状況で力を発揮します。

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ひばち
ひばち
「行動の整理」「モノの整理」「思考の整理」という3つの整理を主軸に、日々感じたこと、考えたことを呟いていきます。 タスク管理の勉強会 TaskFreaks!!主催。

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