タスク管理を回すための秘訣。オープンリスト、クローズドリストの違い。
クローズドリスト型のタスク管理からスタートすると、結局頭の中の整理の為にオープンリストが必要になるし、オープンリスト型のタスク管理からスタートすれば、実行の為のクローズドリストが欲しくなる。
この二つの型は、どっちが優れているとかではなく、両方の視点が必要だってことだ。— ひばち (@Evaccaneer) 2018年8月23日
何でも入るオープンリスト
タスクをリストで管理しようとした時、そのリストは2つの種類に分かれます。
1つは、何でもかんでも入れることのできるオープンリスト。
リストが作れて、フォルダやラベルで分類できて、一つ一つに属性を付けられて〜と、そういった形式のタスク管理ツールは、基本的にオープンリスト型です。
気になること、抱えている仕事、やりたいこと、家事や雑務、などなど。
自分自身がタスクとして認識しているものを、数限りなく入れることができます。
基本的に入れられるタスクに制限のないリスト、これが「開かれたリスト」という意味のオープンリストです。
ここまで!があるクローズドリスト
反対に、「ここまで!」と線引きされ、一度作ったら(原則)それ以上増えないリストのことを、クローズドリストと呼んだりします。
「今日やることリスト」とか「これから買ってくるものリスト」とか、或いは外回りの際に色々と頼まれた時に作る「頼まれごとリスト」なんかも、その類に入ります。
このリストの特徴は、「項目が基本的に増えない」ということも一つにはありますが、「終わりがある」という部分が大きいです。
これ以上は増えない、そしてここまでやれば終わり!がある、これがクローズドリストです。
オープンリストの利点
何でもかんでも入るリスト(オープンリスト)の良いところは、文字通り「何でも入れられる」ところにあります。
今日やることも、明日やることも、来週やることも、もしかしたらやらないかも知れないことも。
とにかく思い付いたら入れることができます。
なので、自分の抱えているタスクを「把握」するのに適しています。
言い方を変えれば「俯瞰のためのリスト」です。
多くのツールは、ラベルをつけられたり、情報を付加できる項目があるので、「タスクの格納倉庫」としての運用ができます。
クローズドリストの利点
先ほどのオープンリストには、前述したように「ここまでやったら終わり」のラインがありません。
タスクリストを運用する上で、特に「実際に処理していく」段になってくると、この特徴は致命的になります。
優先順位を付けられなかったり、膨大なタスク量に圧倒されたり、逆に整理が付かなくなってしまったり。
その点、クローズドリストでは、「今(今日)やるのはこれだけ!」という終わりのラインがあるので、上から順にやっていけば良いという判断で動くことができます。
なので、クローズドリストは、「実行」するのに適しています。
オープンリストと比較して、「集中のためのリスト」と言い換えることができます。
どちらが優れているの?
結論から言えば、「用途が違う」ために状況によって使い分けるのが理想です。
タスク管理を実践している多くの方は、オープンリストとしてのツールと、クローズドリストとしてのツールを併用しています。
そして、タスクが2つのリストを行ったり来たりしています。
思い付いたタスクを何でもかんでも入れたオープンリストから、「今日やること」だけを抜き出して、クローズドリストとして、新たに作り直す、という方法を取る方もいます。
反対に、「今日やること」のリスト作った後に、「すぐにはやらないタスク」「いつかやりたいタスク」を思い付いたら、オープンリストに入れていく(そして定期的に見返す)といった方法を取る方もいます。
スタート地点が異なるだけで、オープンとクローズドを回るサイクルは変わりません。
2つのリストがあることを意識する
このリストは、オープンなのかクローズドなのか。
定義を厳密に掘り進めることに、あまり意味は無いように思います。
大事なことは、頭の中を整理したい時には、オープンリストが向いていて、実行したい時にはクローズドリストが向いているということを、頭の片隅にでも理解しておくことだと思っています。
ちなみに、オープンリストとクローズドリスト、という言葉は、マニャーナの法則という本からの出展です。
補足として
このサイクルの考え方は、タスク以外にも応用が効きます。
例えば、レポートなどの文書を作る時。
必要か必要でないか判断せず、とりあえず情報を集めていくには、オープンリスト的な考え方が必要です。
その後、実際に書き始めるには、使える情報だけを抜き取った、クローズドリスト的な考え方で骨組みを作るのが効率的です。
こんな感じで、オープンとクローズドを行き来するサイクルは、様々な状況で力を発揮します。
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