働き方改革のカギになるのも「記録」なのかなと思う

「働き方改革」という言葉が、世に溢れるようになりました。

国レベルでも議論され、企業レベルでも至る所で活発に取り組まれている気がします。

大きく成果を上げている所もあれば、形だけの取り組みで、むしろ従業者の負担が増加しただけの所もあるかも知れません。

その働き方改革、ないし業務の改善を推進するにあたり、スタート地点とすべきなのは、やはり「記録」なのかなと、個人的には思っています。

現状を正しく把握するためのツールとしての「記録」

現状を正しく把握し、その上で不要な部分を削ったり、効率化を図るのが、改善の正攻法かなと思います。

その現状を正しく把握するために、使えるツールはいくつかあります。

その中には、従業者の意識調査のような方法もあるかも知れません。

ただ、その回答の結果が、現状を正しく反映しているかと問われると、個人的には疑問が残ります。

より現状を正しく反映してくれるツール。それが、業務の記録、ないし活動の記録なのかなと思います。

新年度に入って部署が変わったあとの話

唐突に自分の話になりますが、新年度から部署が変わりました。
同じ会社の中なので、本質的な部分での変化はありませんが、業務の内容については180度変わりました。

降りかかってくる殆どの仕事が、これまでやったことのない仕事です。
ある程度、前の部署で培った知識やスキルは生きる部分がありますが、大部分は、1から覚えなければならないことばかりでした。

1ヶ月ほど経って、ようやく仕事の流れが見え始め、仕組みも少しずつできてきましたが、鍵となっていたのはやはり「記録」でした。

最初の1ヶ月は、ありとあらゆる業務の内容や、教えてもらったこと、注意されたことを、記録に残すことだけを考えていました。

仕組みが構築されるまでは、多少の非効率は仕方ないと思いながら、記録し、見返し、整理し、仕組みに変える、といったことをコツコツと進める毎日。

自分が責任を持って行わなければならない仕事は、一体どれくらいあるのか。
それはどの程度掛かるのか。
何が不足しているのか。
どういう手順で行うべきなのか。
実際にやってみて、どれくらい掛かったのか。

そういった事柄を、1日分ずつノートに記録していき、タスクの最適な手順やタイミングを決め、環境を整備し、徐々に仕組みに変えていく。

抜本的に組織の方針を個人の立場で変えられない以上、記録の蓄積と、小さな改善の繰り返しでしか、業務を効率化させる方法はないのだと、自分はそう思います。

運営レベルの「働き方改革」と、業務レベルの「働き方改革」は、また別の意味合いを持っているような気がしています。

ただ、アプローチは多少異なっていても、改革や改善の土台となっていくのは、やはり「記録の蓄積」なのかなと思います。

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ひばち
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「行動の整理」「モノの整理」「思考の整理」という3つの整理を主軸に、日々感じたこと、考えたことを呟いていきます。 タスク管理の勉強会 TaskFreaks!!主催。

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