リストを作らない、タスクマネジメントの手法あれこれ

タスクを管理するには、リストが不可欠、という訳ではありません。

何となくイメージとして、「タスクの管理=ToDoリスト」みたいに思われがちですが、リストを使わないタスクマネジメントも大いにアリだと思っています。

逆に、文章で書かれたリストというのは、管理のし易さはあるものの、具体的な行動をイメージしづらかったりします。

文章やリストの形にとらわれないタスクマネジメントの例をこちらに挙げていきたいと思います。

物理的な配置が、タスクの手順になる

洗面所には、ある行動を行うための道具が幾つか並んでいます。

歯磨きをするために歯ブラシがあり、うがいをするためにコップがあり、ヒゲを剃るためにシェーバーがあり、女性であれば、もっと様々なものが置いてあるかも知れません。

洗面所においてある道具は、それぞれ行動を想起させます。
一つ一つの道具それ自体が、一つ一つのタスクと結びついています。

ここに改めて、文章媒体の「洗面所でやることのリスト」を貼ってしまうことも、無駄ではないとは思います。

ただ、道具がタスクリストの働きをしていることを活用して、道具を手順に沿って配置し直すのも、一つのタスクマネジメントかなと思っています。

書類を処理するクリアホルダー

私が仕事で使っている重要なツールの一つに、「書類用クリアホルダー」があります。

クリアポケットとも呼ばれますが、要は幾つかのポケットに分かれた、書類を収納するための文房具です。

このポケット一つ一つに、それぞれ役割を与えています。

一枚目は、インボックス。
二枚目は、提出書類。
三枚目と四枚目は、実行中。
五枚目、六枚目は、一時的な資料。

このようなルール付けによって、書類はまずインボックスに入り、その後(印を押すだけ等)すぐに処理できれば直接「提出」のポケットに入ります。

時間が掛かるようであれば、実行中に入り、資料はそのまま資料に入れます。

このクリアポケット自体が、小さなタスクマネジメントのツールとして機能し、リスト化しなくても、処理を簡便にしてくれています。

ドアの前に置かれた、今日持っていくもの

必ず通る場所に、思い出さなければいけないモノを置いておく、というのも一種のタスクマネジメントです。

それ自体がリマインダーの役割を果たし、別途何らかのツールでリマインドを設定しなくても、動線上にあるモノ自体に遭遇することで、それに付随するタスクを思い出すことができます。

モノの配置は、タスクの手順にもなり、リマインダーにもなる、ということです。

インボックストレー

私の部屋の入り口付近には、大きめのトレーが一つ設置されています。

そこには、「この部屋に入ってくる書類やモノ」が次々と入ってきます。

届いた通知や、「買ってきたは良いけど、すぐには配置が決められないモノ」など、行き先のないモノは全て、このトレーに入ります。

ここが、モノのinboxとなり、何らかの処理が必要なモノが集まる場所になります。

空いた時間に、このトレーを見れば、やるべきことが一目で分かります。ある意味で、このトレーはタスクリストの役割を果たしています。

関係性の中でのタスクマネジメント

仕事をする中で、急に口頭でお願いをされたり、周知しておく必要のある情報を抱えることがあります。

それらの情報は、そのまま自分の頭の中だけに入れておくと、大抵トラブルが起きます。

そういった問題を避ける、最も単純な方法は、更に、その情報を誰かに話すことです。

何かやるべきことが増えたら、その度に、誰かに伝える。そうすることで、関係性の中にタスクが収納され、わざわざリストに記入する必要さえなくなります。

人と人との関わりの中にも、タスクやリマインダーを付与することができます。

誰もが普通に行なっていることではありますが、リストに縛られないタスクマネジメントとしては、とても重要なことです。

総括: タスクマネジメントの逆輸入

タスクをリスト中心に管理していると、リスト以外でのタスクマネジメントには視点が向きづらくなります。

ただ、元々私たちは、リストを使わずに様々なタスクをこなしていた(現にこなしている)はずです。

タスクマネジメントは何も、リストを使わなければいけない訳ではない、と思っています。

自分自身の抱える「やること=タスク」を、いかに自分の外側でマネジメントしていくか。

それがタスクマネジメントの本質なのかなと、思ったりします。

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ひばち
ひばち
「行動の整理」「モノの整理」「思考の整理」という3つの整理を主軸に、日々感じたこと、考えたことを呟いていきます。 タスク管理の勉強会 TaskFreaks!!主催。

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