着実に進める期間と、抜けを埋める期間

納期のある、比較的長いスパンでのプロジェクト1

そういったものを扱う場合に、特に顕著なことですが、「納期まで余裕のある期間」「納期が迫ってきた期間」では、向けるべき視点が違ってくる、と感じることがあります。

例えば、「一ヶ月後にプレゼンしなければならない」というプロジェクトがあったとき、まずはスライドの作成のために、資料や情報を集めようとします。

まだ当日まで余裕がある期間には、やれることをどんどんやっていく方がうまく行きます。

取捨選択をせず、とりあえず必要かも知れない資料や情報を集め、やっておいた方が良いかも知れないタスクをこなしていきます。

そうして、スライドが少しずつ形になっていき、当日が少しずつ迫ってきたら、ある時を境に「ひとまずの完成」を目指すことになります。

やれることを全てやれた訳ではないけれど、とりあえず「絶対に抜けてはいけない部分」を埋めていく作業に変わっていきます。

初めの期間は、風呂敷を広げる「発散」の期間だとすれば、後半は風呂敷を畳む「収束」の期間と言えるのかも知れません。

このように、納期のある中長期のプロジェクトに取り組む場合、前半と後半では取り組みの視点が違ってくることがあります。

行き当たりばったりから、抜け漏れを潰す作業へ

タスクマネジメントでは、「複数のタスクが必要だな」と感じた時点で、それはプロジェクトとして扱います。

プロジェクトを定義するのに必要なものは、「ゴール」と「次に取るべきタスク」です。

まだ納期に余裕のある前半戦は、「次に取るべきタスク」を可能な限り書き出し、実践し、その足跡を残していくのが望ましいと思います。

そうして、徐々にプロジェクトの全貌が見え始めたら、少しずつ「納期までにやらなければならないタスク」の方に目を向けます。

行き当たりばったりに近いタスクの取り組み方から、抜け漏れを潰す取り組み方へシフトチェンジしていきます。

視点を変えないと起こる弊害

この2つの視点の違いは、混同してしまうと、実に良くないことが起こります。

前半戦に「必要な全てのタスクを書き出」そうとしたり、「ゴールを明確にしよう」とすると、大抵は挫折します。

逆に、後半戦に「まだまだ風呂敷を広げてい」こうとすれば、結局は完成度の低いままに提出をしなければならないことになります。

  • 前半は「着実に少しずつ行き当たりばったりに近い形で進める」
  • 後半は「ある程度の区切りを付けて、抜け漏れを潰し、ひとまずの完成を考える」

プロジェクトに取り組む期間に、視点の違いを加えることで、より見通しが良くなるかも知れません。


  1. タスクマネジメントでいうプロジェクトのこと。個人的なものを含む 

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ひばち
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「行動の整理」「モノの整理」「思考の整理」という3つの整理を主軸に、日々感じたこと、考えたことを呟いていきます。 タスク管理の勉強会 TaskFreaks!!主催。

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