朝30分の段取りの時間が、スムーズな1日を作る

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仕事の日。出勤する前の30分。
毎朝必ず、1日の仕事の段取りを決める「スケジュールの時間」を取っています。

基本的には、「必要な情報に目を通す」ことと、「前日の進ちょくの記録」、そして「考えるべきことを先に考えておく」ということを行なっています。

この30分の時間は、自分がストレスなく仕事をする上で、そしてタスクマネジメントの仕組みを回す上でも、非常に重要なポジションを占めています。

考えながらは動けない

仕事場に着いてしまえば、どんどんと仕事が動き出し、立ち止まって考える暇がなくなってしまうことがあります。

「考えながら動く」というのは、基本的に人間は無理なんだな、と自分は嫌というほど味わい、そうすることを諦めている節があります。

スマートに、スムーズに、そして段取り良く動ける人は、きっと「考えるべきことを考え終えてから動いている人」なんだと思います。

勿論、その場で思考を巡らす必要があることは山ほどありますが、「事前に整理しておくべきこと」は整理し切ってから動く。そうしなければ、その場で思考を巡らす必要のあることに集中することすら難しくなります。

毎朝30分の時間は、そんな「考えるべきことを予め考え切っておく」時間だといえます。

大まかな1日を作ってから動く

綿密なタイムマネジメントやタスクマネジメントを行なっているのでなければ、1日の流れは多少大雑把でも良いと思います。

ただ、大雑把にでも、1日の大まかな流れは把握してから動く方が良い場合が多いです。

また、1日の大まかな流れを作るためには、十分な情報が必要になります。

自分の場合、30分の時間にまずやることは、天気予報(アプリ)に目を通すことです。
天気によって段取りが変わってしまう仕事でもあるため、まず天気予報という情報から目を通すようにしています。

そこから、カレンダー(アプリ)、プロジェクトリスト、という風に、自分の1日を作るために、必要な情報に目を通していきます。

仕事によって、その人その人によって「1日を作るために必要な情報」は違うので、自分なりに試行錯誤しながらカスタマイズしていく部分でもあります。

朝の30分で「抱えすぎ」を判断する

やることが多くなってくると、30分では終わらない、という状況になることがあります。

例えば抱えるプロジェクトが増えてきたり、考えるべき事柄が増えてきたり、そうすると目を通すリストの量も、資料の量も、思考を巡らす対象の量も増えていきます。

30分では終わらない、という状況が何日も続くようであれば、それは抱えすぎだと自分自身を判断することにしています。

「30分」という数字に特別な意味はありませんが、普段よりスケジューリングの時間が長い、ということは、それだけ「やること」や「責任」や「検討事項」を自分だけで抱えてしまっている、ということなんだと思います。

自動化させないことの意味

きっとこの30分のスケジューリングの時間は、今後も取っていくと思います。

更に言えば、できるだけ「手動で」1日のスケジュールは立てていこうかな、とも思っています。

以前「自分自身の理想の1日を自動でスケジューリングしてくれるAIが居てくれたら」という風に考えたことがありました。

ただ、どんなにルーチン化・仕組み化を施したとしても、最終的な並べ替えや配置は、その人が手動で行う必要があると思っています。

そうしなければ、せっかく立てた1日が、本当に地に足の着いた納得いく1日の計画にはならないのではないか、と考えています。

効率化する箇所は効率化して、手動で残す部分は手動で。
そのバランスが、タスクマネジメントの仕組みづくりにおいても大切になってくるのかなと、思っています。

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ひばち
ひばち
「行動の整理」「モノの整理」「思考の整理」という3つの整理を主軸に、日々感じたこと、考えたことを呟いていきます。 タスク管理の勉強会 TaskFreaks!!主催。

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