仕組みやマニュアルを作るということは、まず記録を蓄積させるということでもある

組織で仕事をするにしても、個人で日々やることをこなすにしても、「仕組み化」や「マニュアル化」というのは非常に大切なことだと思っています。

ただ、「仕組みを作る」「マニュアルを作る」のは、中々骨の折れる作業ではあります。
普段何気なく行なっている動作や手順を、文章や図に落とし込み整理するというのは、まず面白い作業ではなく、どちらかと言えば面倒な作業です。

仕組みやマニュアルに落とし込むこと自体の重要性は理解しつつも、そうはせずに繰り返し行き当たりばったりで行なってしまう思考は、当然といえば当然なのかも知れません。

まずは、実践の記録から

何もない所から仕組みやマニュアルを作るのは、ハッキリ言って不可能に近いです。
そうでなくても、例えば経験や記憶を頼りに作ろうとするのも、やはり少し非効率な気がします。

仕組みやマニュアルというのは、実践の積み重ねによって作られます。
もっと言えば、実践の記録の蓄積から共通する部分を抜き出し、整理したものが、仕組みやマニュアルなのだと思います。

つまり、仕組みやマニュアルを作るということは、実践の記録をつけるところから始めなければいけません。

実践の記録が十分蓄積して始めて、仕組みやマニュアルを視覚的に作ることができるのだと思います。

何事も、記録を残していくことが大事

作業効率を上げる、最も良い方法は仕組み化であり、きちんとしたマニュアルを作り上げることだと思います。
そして、地に足のついた仕組みやマニュアルを作るためには、十分な実践と十分な記録が不可欠です。

まずは、実践の記録をつけるところから。仕組みやマニュアルをすぐ作らないまでも、記録を蓄積させていくことは、最低限無駄にはなりません。

何を仕組み化し、その為に何の記録を残すのか

もう少し効率化したいことは何だろうと考えること。
その上で、どの部分を仕組み化し、マニュアル化すれば良いかを考えること。
その最初のアプローチとして、とにかく試行錯誤の記録を残していくこと。

このプロセスを経由することで、良質な仕組みやマニュアルができあがり、効率も上がっていくように思います。

Profile

ひばち
ひばち
「行動の整理」「モノの整理」「思考の整理」という3つの整理を主軸に、日々感じたこと、考えたことを呟いていきます。 タスク管理の勉強会 TaskFreaks!!主催。

ご用の方は、こちらから。Twitterは、こちらから。